Kiến thức xuất nhập khẩu

1. Giữ bình tĩnh và duy trì thái độ tích cực

Trước hết, hãy tiếp cận vấn đề với thái độ tin tưởng bạn sẽ tìm được giải pháp thực tiễn, lô gich cho vấn đề. Hãy thư thái, thoải mái, tự tin và rành mạch trong tư duy.

Tiếp đó, cần thay đổi ngôn ngữ của bạn từ sắc thái bi quan sang tích cực. Thay vì dùng chữ “vấn đề”, ta nên dùng từ “tình huống”. Vấn đề là một từ mang sắc thái tiêu cực, trong khi “tình huống” có ý trung tính hơn. Nói “Chúng ta đang ở tình huống đáng quan tâm” sẽ hơn là nói “Chúng ta đang có một rắc rối”. 

2. Định nghĩa tình huống rõ ràng

 Xác định tình huống thật rõ ràng bằng cách viết ra. “Chính xác tình huống bạn đang gặp phải là gì?”, sau khi hỏi như vậy, bạn có thể hỏi tiếp, “Còn có gì khác nữa trong tình huống này?”. Đôi khi, việc diễn tả rắc rối bằng những từ ngữ khác nhau cũng khiến việc giải quyết trở nên đơn giản hơn. 

Gần 50% tình huống có thể được giải quyết nhờ việc định nghĩa chính xác.

3. Xác định các nguyên nhân và giải pháp

 Bạn nên hỏi “Tất cả những nguyên nhân có thể gây ra tình huống này là gì?” Việc không thể xác định rõ các nguyên nhân hoặc lý do dẫn tới sự việc thường khiến bạn phải giải quyết đi giải quyết lại tình huống đó. Gần 25% hoặc nhiều hơn thế số tình huống có thể giải quyết hiệu quả nhờ khám phá chính xác các nguyên nhân gây ra.

 Bạn cần hỏi “Những giải pháp có thể cho tình huống này là gì?”. Hãy viết ra càng nhiều càng tốt những giải pháp hoặc câu trả lời trước khi tiếp tục chuyển sang bước sau đó. Số lượng các giải pháp khả thi thường sẽ quyết định chất lượng của giải pháp được lựa chọn.

 4. Những quyết định sáng suốt là mấu chốt

  “Đưa ra quyết định sáng suốt”, hường thì bất cứ quyết định nào cũng tốt hơn là không quyết định gì cả.

  “Quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc thực thi quyết định và đặt ra một hạn chót cho việc hoàn thành và đánh giá kết quả”. Bạn hãy nhớ là, một quyết định không có giới hạn thời gian cũng chỉ là một cuộc thảo luận vô ích.

 Cuối cùng là triển khai, giám sát quyết định đã đưa ra của bạn. Hãy so sánh kết quả thực tế với những kết quả dự trù, sau đó đề xuất các giải pháp cũng như chu trình hành động mới.

5. Bài tập hành động

Bây giờ, có 2 cách để bạn có thể áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề để suy nghĩ sáng tạo hơn: 

Trước hết, hãy trình bày rõ ràng rắc rối của bạn bằng cách viết ra. Theo đó, bạn sẽ biết chính xác điều mình đang cần giải quyết là gì. Hãy hỏi thêm, “Còn vấn đề nào khác nữa không?” 

Tiếp đó, hãy tìm ra càng nhiều càng tốt những giải pháp cho vấn đề đó. Tuy nhiên, đừng làm gì cả trước khi bạn đưa ra một quyết định. Chất lượng của các ý tưởng sẽ nằm trực tiếp trong một phần số lượng giải pháp bạn có thể đề xuất.

Ví dụ: Công ty ABC Logistics xuất khẩu hai containers hàng quần áo từ cảng Hải Phòng đến cảng Nhật Bản. Phải lên con tài HHT231 vào ngày 04/8/2019. Nhưng thực tế lô hàng này không lên tàu được do nhân viên của hãng tàu quên bốc hàng lên tàu.

Giải quyết:

Bước 1:

Đầu tiên chúng ta phải bình tĩnh để tìm ra nguyên nhân cụ thể của lô hàng tại sao không lên được tàu. Nguyên nhân là do nhân viên của cảng quên không bốc hàng lên tàu

Bước 2:

Tình huống gặp phải ở đây là hàng không lên được tàu đồng nghĩa với việc công ty ABC không giao hàng đúng ngày dự kiến cho bên đối tác. Và bên đối tác lại cực kỳ khó tính, không chấp nhận hàng bị delay.

Bước 3:

Sau khi đã biết nguyên nhân tại sao xảy ra vấn đề với lô hàng trên chúng ta cần đưa ra hướng giải quyết làm sao cho nhanh nhất, hợp lý nhất và tiết kiệm chi phí nhất.

Booking  một chuyến tàu mới nhất để hàng của mình lên

Yêu cầu phía tàu gửi thư xin lỗi nêu rõ nguyên nhân

THông báo cho khách hàng là lô hàng sẽ đến tay khách hàng chậm bao nhiêu ngày, nêu ra nguyên nhân của sự chậm trễ này, đồng thời xin lỗi và gửi kèm thư xin lỗi của hang tàu đến bên đối tác.

Bước 4:

Sau khi đã xử lý xong phí bên đối tác, bạn cần ngồi lại nhìn lại tổng thể sự việc trên một cách chính xác nhất là do bộ phận nào xảy ra vấn đề.

Trong tình huống trên, nguyên nhân sai sót là do nhân viên hãng tàu chịu trách nhiệm lớn nhất, tuy nhiên nhân viên bên mình trong quá trình vận chuyển cũng đã không kiểm tra lô hàng một cách cẩn thận khi tại cảng. Nhân viên chưa cập nhập tình hình của lô hàng một cách nhanh nhất và chính xác nhất.

Bước 5:

Từ đó, bạn lưu ý những lô hàng sau, nhân viên của bạn phải quan sát tình hình lô hàng một cách cẩn thận hơn, phải cập nhập thường xuyên thông tin của lô hàng, yêu cầu hãng tàu thông báo là hàng đã lên tàu hay chưa hoặc xác nhận của hãng tàu là lô hàng của bạn đã được lên tàu để đảm bảo hàng của bạn đi đúng kế hoạch, không bị delay,…

Trên đây là những chia sẽ và tình huống cụ thể giúp bạn giảm thiểu được những khó khăn, rắc rối trong xuất nhập khẩu.