Kiến thức xuất nhập khẩu

Thư hỏi hàng là gì?

Thư hỏi hàng là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua (có thể là nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp lâu năm). Đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Tuy nhiên, trong qua trình trao đổi, người mua có thể đưa ra nhưng yêu cầu  hay điều kiện của mình đối với hàng hóa để hai bên thỏa thuận và đi đến quyết định cuối cùng.

Các yêu cầu khi viết thư hỏi hàng

   - Thư yêu cầu hỏi hàng cần ngắn gọn, rõ rang, tập trung trực tiếp vào các thông tin chính cần hỏi

   - Lưu ý đặt tên công ty lên đầu thư (hoặc tiêu đề thư in sẵn của công ty bạn)

   - Cần ghi rõ địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới

   - Ngày tháng năm (nên ghi lệch về bên phải)

Các nội dung cần có trong một bức thư hỏi hàng

Trong nội dung bạn cần thông báo cho chủ hàng biết bạn đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog , mẫu hàng… đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng yêu cầu cung cấp, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều kiện cần thiết khác,…

Phần nội dung thường có 3 phần chính như sau:

   - Giới thiệu (Introduction):

   - Tiêu đề mail

   - Tên bạn, tên công ty (các thông tin có lợi cho công ty) để tăng độ tin cậy đối với người bán

   - Yêu cầu (Request):

   - Cần mặt hàng gì, số lượng hàng, chất lượng hàng,

   - Giá yêu cầu, điều kiện giao hàng hay điều kiện thanh toán

   - Cảm ơn (Thank and reply):

   - Thể hiện thiện chí của bản than

   - Mong thời gian trả lời (mong bên kia trả lời nhanh do cần gấp)

    * Lưu ý: Đối với nhà cung cấp bạn đã quen, hoặc đã cung cấp hàng nhiều lần, bạn có thể viết thư hỏi hàng đi thẳng vào vấn đề cần hàng hay hỏi hàng mà không cần giới thiệu quá nhiều về công ty bạn tại phần 1. Văn phong viết thư có thể không quá trang trọng như viết cho nhà cung cấp mới, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đủ 3 phần của một bức thư hỏi hàng.